Успеть все за 24 часа: как я планирую свой день

Предыстория

Планировать и систематизировать задачи я начал осенью 2016 года. Я тогда учился на 3-м курсе и осенний семестр выдался очень жарким: мы начали активно развивать Карьерный Клуб СПбГУ и провели курс по бизнес-кейсам — 5 лекций с домашними заданиями, которые мы сняли и выложили на YouTube (посмотреть можно здесь). Параллельно я открывал кейс-клуб Crackers. Иногда хватало времени на дебаты. Еще в конце второго курса я прошел отбор в фонд «Будущие Лидеры» и с сентября начиналась программа обучения. Для меня это были регулярные встречи с наставником, занятия английским, обучение игре на гитаре, и посещение встреч с предпринимателями.

Одним словом, дел было невпроворот. Тогда у меня не было никакой системы планирования и случалось, что я терялся. Вокруг меня летали задачи, а я не понимал, за какую из них взяться и как все успеть. Один раз это привело к тому, что я попытался обмануть преподавателя и попросил друга сделать дом. задание по эконометрике за меня. Я не укладывался в дедлайн: у меня была запланированная поездка к родителям в Воронеж, а через пару дней было выступление по бизнес-кейсам. Итог: обман раскрыт, я не отдохнул в родном городе и плохо выступил на презентации (вот этот позор).

В тот момент я понял, что нужно что-то менять. Началось все интуитивно: я стал выписывать задачи на неделю на лист А4 и структурировать их — выписал основные сферы интересов и стрелочками подписывал конкретные задачи.

Это было удобно до тех пор, пока все задачи не стали умещаться н одном листе. Тогда я стал искать альтернативу. Нашел ее довольно быстро — Excel. Я тогда был финансистом в команде по кейсам и много с ним работал. Решил, что было бы интересно лишний раз попрактиковать свои навыки.

Excel я использую до сих пор, но система планирования успела обрасти множеством деталей. Решил их систематизировать и дать пару полезных советов, которые упрощают жизнь.

Моя система планирования

Сейчас я пришел к нескольким уровням планирования. Цели ставлю глобально, а затем делю их на более мелкие. Покажу систему через призму того, что влияет на мою ежедневную деятельность. От глобальных штук к более тактическим.

1. Жизненная цель

Это то, что требует необозримо большого количества времени и усилий. У меня такая цель появилась еще в средней школе. Я много играл в градостроительные симуляторы, например, в SimCity 4, и обожал строить системы: когда из ничего ты строишь механизм, делающий жизнь людей лучше. Удивительно, но идея своего города осталась в моей голове и до сих пор это путеводная звезда, которая стремиться развиваться максимально быстро.

2. Глобальные цели

Цели на 5+ лет. Это мечты, к которым ты еще понятия не имеешь, как подобраться. Основное отличие с жизненной целью — глобальную задачу уже можно детализировать и разбить на этапы, а значит — начать выполнять. Для меня эта цель связана с digital-агентством: за 7 лет я хочу построить компанию с оборотом в 500 млн рублей в год и офисами в нескольких странах.

3. Цели на год

Это составная часть от глобальных целей + «хотелки» — что-то большое, что бы хотелось сделать в этом году: путешествия, новые хобби и привычки, новые навыки. Думаю, что соотношение между глобальными задачами и «хотелками» уже на этом этапе определяет твою скорость и шанс достижения цели. Я приоритетом ставлю развитие агентства, но есть и сторонние цели: посетить 15 новых стран, улучшить навыки английского и т. п.

4. Стратегические цели по агентству

На данный момент это цели на год и на месяц. Исходя из картинки на год, мы составляем задачи на месяц. Один из лайфхаков, который буду использовать — ставить цели амбициознее, чем ты можешь достичь, но без фанатизма.

Задачи записываем в Trello чек-листами

5. Месячная рефлексия

Каждый месяц я подвожу эмоциональный итог: как я себя ощущал, где увидел хорошее, а где — плохое. Важно, что эта рефлексия не связана напрямую с целями, которые я перед собой ставлю. Это больше про эмоциональное состояние. Я разделил ее на три части:

1. что в этом месяце мне понравилось;
2. от чего в этом месяце мне становилось не по себе;
3. что бы я хотел изменить в следующем месяце.

В таком формате я работаю с марта и вот что за это время успел нарефлексировать:

Мои месячные рефлексии с марта по октябрь

Стать мастером рефлексии — это суметь вести ее регулярно, невзирая ни на что. У меня так пока не выходит и из-за стресса последние 2 месяца слились в один.

6. Личный спринт

От месяца я перехожу к неделе — каждый вечер воскресенья / утро понедельника оцениваю прошедшую неделю, смотрю глобальные задачи и составляю список дел. Разбиваю дела на категории и сейчас прихожу к расчету объема работы по часам. Это очень помогает приоритезировать — ты понимаешь, сколько времени в неделю у тебя есть и сколько примерно займет задача. А значит, ты можешь управлять задачами и переносить что-то на следующий спринт.

Личные задачи тоже записываю в Trello в формате чек-боксов

Тактический уровень — Excel

Я работаю в Трелло, пробовал Asana и календари, но Excel остается в сердце навсегда. Назвал файл «Альманах» — сборник моментов из моей жизни. Сейчас из всех вкладок активно использую только недельное планирование. Очень удобно разбить задачи на дни + блоки + вынести наверх таблицы задачи, привязанные ко времени. Зеленым отмечаю выполненное, а красным — дедлайны и важные цели.

Недельное планирование в Excel на удивление удобно. Задачи-ячейки легко копировать и переносить

По большей части неделя в Альманахе заполняется из стратегических задач. Но бывает, что возникает неотложка, например, новый заказ в агентстве. Тогда он попадает в задачи на день. а планы сдвигаются.

Оперативный уровень — бумага

Если неотложки или задач на день очень много, одного экселя не хватает. Начинаешь путаться даже в задачах на день. Тогда в дело идут бумажные списки дел. В них я пишу задачи в порядке выполнения: начиная с начала списка, стараюсь выполнить все задачи. Иногда в течение дня в список добавляется неотложка. Если список сильно меняется, я его выбрасываю и создаю новый. Это для того, чтобы не путать свой мозг и оставлять голову чистой.

Рабочий список задач на день. Вычеркиваю то, что уже выполнил

Если задача большая, я быстро декомпозирую ее на бумаге. Например, так я декомпозировал задачу на обновление документов на сайте. Это позволило сделать механическую работу быстро и без головной боли.

Пример декомпозиции задачи из списка выше

Так выгладит моя система планирования сейчас. В будущем планирую дорабатывать оценку работы по часам, а также выявление и отказ от ненужных задач.

Если понравилась запись, поставь лайк и репостни ее в одну из своих соц. сетей. Для меня это знак, что работа была проделана не зря. А если тебе не понравилось — кликай на палец вниз и напиши в комментариях, в чем дело. Подискутируем!