В одном из прошлых постов я расписал свою систему планирования, которая помогает делать много дел за один день и не забывать о долгосрочных задачах. Но одной системы мало. Есть как минимум 3 фактора личной эффективности, которые не охватывает система:
- Концентрация. Когда ты можешь собрать мысли в кучу и с головой уйти в выполнение задачи. Это влияет на качество работы.
- Скорость. Когда ты можешь делать работу быстро. Это влияет на объем работы за час времени.
- Приоритетность. Когда ты работаешь над действительно важными задачами. Это говорит о твоей способности управлять приоритетами.
Написал про свои 6 лайфхаков продуктивности, а в заголовках обозначил, на какие факторы эффективности они влияют.
Список лайфхаков
1. Не держать ничего в голове [концентрация]
Сейчас я много общаюсь с клиентами. Это всегда неожиданно: ты не знаешь, когда и что тебе ответят. Могут отвечать разные люди, правки летят со всех сторон — одним словом, хаос. Если ты не записываешь задачи в одно место, а держишь их в голове, начинается кавардак. Ты забываешь, что нужно сделать, что ты кому обещал. А потом пытаешься все усиленно вспомнить.
Куда проще сразу записывать все задачи. Я это делаю в экселе. Записал — и можно выбросить из головы. А затем выделить время на выполнение работы. За счет этого ты оставляешь разум чистым и лучше концентрируешься на задачах.
Если задача многоуровневая и ее нужно выполнять регулярно, то очень помогают скрипты. Я использую скрипт для публикации статьи в блог. Публикация — это множество однотипных действий: отрисовать картинки, провести текст через Типограф, обновить файл sitemap, сделать анонсы в соц. сетях и т. п. Если бы я держал все действия в голове, я бы взорвался. А скрипт позволяет разгрузиться и ничего не забыть.
Так выглядит скрипт по написанию статьи. В нем около 20-ти пунктов
2. Систематизация [концентрация, скорость]
Бывает, что тебе нужно проделывать одни и те же механические действия. У меня таких задач две — подготовка картинок для записей в блоге и организация проектных досок в Трелло.
Создавать одни и те же макеты для картинок — то еще удовольствие! Оказалось, что жить намного проще, когда для таких задач есть шаблоны. Сейчас я в два клика копирую макеты, а дальше просто меняю текст и картинку на заднем фоне. Удобно и быстро!
В Figma в один клик можно подготовить пространство для новых картинок
3. Люди — в начале дня [скорость, приоритетность]
Однажды я стал «бутылочным горлышком». Это когда без твоего участие работа не может двигаться дальше. Дизайнер должен был согласовать со мной макеты, а я погряз в рутине и смог ответить только под вечер. Итог — работа встала на день, дизайнер не имел других задач и ждал моего ответа. Проблемы бы не возникло, если бы я выделил время утром и изучил макеты.
Еще считаю важным писать клиентам в начале дня. Чтобы они не волновались о статусе проекта и могли оперативно задавать вопросы. Это тоже своеобразное «горлышко», когда без твоих сообщений клиент не будет понимать, что происходит с проектом.
4. Убивать двух зайцев [скорость, приоритетность]
Делать два дела одновременно — сложно, а вот выполнять несколько задач одним делом по силам любому. Это когда результат твоей работы можно использовать в разных местах.
Пару недель назад мне я должен был подготовить две презентации для выступления. Убить двух зайцев оказалось просто — я сделал общий шаблон для презентаций, а часть слайдов использовал в обоих выступлениях.
Второй пример. Я давно хотел написать статью о планировании, но никак не доходили руки. Недавно в фонде «Первое Поколение» попросили описать, как участники планируют свой день. В результате я написал объемный материал для фонда, а затем упаковал его в статью в блог.
Слайды из презентаций
5. Качественный отдых [концентрация]
В начале декабря я впервые в жизни попал в состояние потока. Это продолжалось неделю: я дважды спал в коворкинге, не ходил на учебу и выполнил огромную кучу задач. Это крутое состояние: у тебя бешенная мотивация, а в голове — множество идей. Начал думать, как я смог войти в это состояние.
Понял, что основным фактором был качественный отдых. На протяжении 2-х месяцев до этого я практически не гулял, не ходил в кино, не исследовал Москву. А перед «потоком» я на день съездил в Воронеж, а затем вместе с ребятами из фонда посетил собачий приют.
Контраст перезагрузил меня. Причем это произошло как-то естественно — я не заметил перехода. Но выводы сделал.
Позируем с командой после выгула собак
6. Экстренная помощь — согласование [приоритетность]
Менеджер проектов должен уметь управлять сроками. Сначала я думал, что все проекты нужно делать максимально быстро, вне зависимости от сроков. Тогда проект завершится быстрее и можно будет бросить силы на новый. Это было наивно.
Я не предполагал, что в спешке дедлайны по нескольким проектам могут прийтись на один день. И тогда будет очень несладко и тебе, и команде. Так я дважды сидел до часу ночи, доделывая вместе с дизайнерами макеты, которые нужно сдать с утра. Макеты мы сдавали, но команда изматывалась.
В какой-то момент я понял, что время — это более гибкая штука. Например, в рамках проекта есть этапы согласования с клиентом. Время на согласование не входит в рабочие часы, а значит не сокращает выделенное в договоре время на проект. С другой стороны, согласование позволяет взять обратную связь с клиента и сделать работу лучше.
Получается, ты убиваешь двух зайцев. Если чувствуешь приближение аврала, можно отдать часть работ на согласование и освободить время для других проектов. Но этим нельзя злоупотреблять — откладывать срочный проект или откладывать из-за некачественно выполненной работы. И в целом считаю, что этот инструмент стоит использовать только в экстренных случаях.
Эти лайфхаки позволяют мне управлять своим временем и делать работу качественно. Надеюсь, они помогут вам увеличить личную эффективность!
Комментарии